• Поиск по основному городу
• Поиск по другому городу
• Поиск по стране

• Поиск по местоположению отеля
  
• Поиск по названию отеля
  
• Поиск по категории отеля
  
• Поиск по дате заезда и продолжительности тура
  
• Поиск отеля с визовой поддержкой
  
• Поиск отеля по наличию мест
  
• Поиск отеля по наличию услуг отеля
  
• Поиск отеля по наличию удобств в номере
  
• Поиск по типу размещения
  

3.2. Результаты поиска
3.3. Специальные предложения
3.5. Специальные события
3.6. Имена пассажиров, ремарки, альтернатива, особые условия отмены
3.7. Процесс изменения заказа
3.8. Процесс аннуляции заказа
3.9. Печать ваучера
3.10. Переписка по заказу

3A. Визовая поддержка

3A.1. Как заказать визу/приглашение
3A.2. Как редактировать/удалять визу/приглашение

4. Трансферы

4.1. Поиск трансферов
4.2. Результаты поиска
4.3. Сортировка результатов
4.4. Бронирование трансфера
4.5. Процесс изменения заказа
4.6. Процесс аннуляции заказа
4.7. Печать ваучера

5. Поиск заказов

5.1. Поиск заказов
5.2. Избранные заказы

6. Суб-агенты

6.1. Подключение суб-агентов

1. О системе бронирования туристических услуг «Hotelbook»

Добро пожаловать в новую систему бронирования Hotelbook!

Это одна из самых многофункциональных систем бронирования предназначенная оперативно формировать и бронировать как индивидуальный тур в любую страну мира, так и отдельные услуги (отель, трансфер, аренда автомобиля, заказ визы или приглашения) в режиме реального времени (online). Новая система дает вам возможность делать новые бронирования, получать подтверждения, вносить изменения в уже подтвержденные заказы или аннулировать их. В этом учебном пособии вы найдете пояснения по использованию новой версии сайта.

наверх

1.1Общие характеристики системы

Возможности:

Обширная база описаний отелей по всему миру на русском языке, содержащая актуальную информацию о наличии мест и стоимости размещения в каждом из отелей

поиск отеля по таким параметрам, как страна, регион, город, город, курорт, название, категория и расположение отеля, а также по типу номеров, по датам заезда, количеству ночей и наличию мест

самостоятельное осуществление бронирования номеров в отеле и трансферов

мгновенное получение автоматического подтверждения бронирования

самостоятельное управление заказами путем внесения изменений даты, количества ночей, ФИО туристов, а также возможность аннуляции бронирования

сортировка результатов поиска по таким критериям, как цена, категория отеля и т.д.

самостоятельное формирование цен на услуги

Структура:

1. База данных отелей - информация об отелях, ценах на размещение и наличии мест
2. Блок бронирования услуг - здесь происходит формирование, бронирование, изменение, а также аннуляция услуги и печать ваучеров
3. База данных заказов - информация о заказах, клиентах и статусах заявок

Пользователи:

Менеджеры туристических агентств, организации, частные лица

Параметры:

Количество стран – 186

Количество отелей – более 105 тысяч

Главная страница:

Воспользуйтесь этой ссылкой http://www.hotelbook.ru, чтобы попасть на главную страницу системы бронирования Hotelbook

2.1. Регистрация для туристических агентств

Для того чтобы использовать систему Hotelbook в своей работе, необходимо зарегистрироваться на сайте, подписать дополнительные Приложения к Договору с компанией Hotelbook. После регистрации пользователь получает личные логин и пароль, которые будут использоваться им для входа в систему и для последующей работы в ней.

Для регистрации Туристического агенства необходимо заполнить следующие поля (см. рис. ниже). Обязательно ознакомьтесь с УСЛОВИЯМИ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ. После того, как вы пройдете регистрацию, вам будет выслано письмо-подтверждение по электронной почте. Там будет ссылка, активировав которую, вы завершите полностью процесс регистрации. Теперь ваш аккаунт активен и вы можете войти в Hotelbook.

2.2. Регистрация для организаций

Для того чтобы использовать систему Hotelbook в своей работе, необходимо зарегистрироваться на сайте, подписать дополнительные Приложения к Договору с компанией Hotelbook. После регистрации пользователь получает личные логин и пароль, которые будут использоваться им для входа в систему и для последующей работы в ней.

Для регистрации организации необходимо заполнить следующие поля (см. рис. ниже). Обязательно ознакомьтесь с УСЛОВИЯМИ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ. После того, как вы пройдете регистрацию, вам будет выслано письмо-подтверждение по электронной почте. Там будет ссылка, активировав которую, вы завершите полностью процесс регистрации. Теперь ваш аккаунт активен и вы можете войти в Hotelbook.

наверх

2.3. Регистрация для частных пользователей

Для того чтобы использовать систему Hotelbook частным лицам, необходимо зарегистрироваться на сайте. После регистрации пользователь получает личные логин и пароль, которые будут использоваться им для входа в систему и для последующей работы в ней.

Для регистрации частного пользователя необходимо заполнить следующие поля (см. рис. ниже). Обязательно ознакомьтесь с УСЛОВИЯМИ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ. После того, как вы пройдете регистрацию, вам будет выслано письмо-подтверждение по электронной почте. Там будет ссылка, активировав которую, вы завершите полностью процесс регистрации. Теперь ваш аккаунт активен и вы можете войти в Hotelbook.

наверх

2.4.Авторизация

Для того, чтобы войти в систему и приступить к поиску и бронированию услуг, необходимо пройти процедуру авторизации – ввести личные логин и пароль пользователя в окне «Вход в личный кабинет». Его можно увидеть кликнув на ссылку "Вход" расположенную в верхней части главной страницы сайта http://www.hotelbook.ru, после чего нажать кнопку "Войти".


Внимание!

Типичные ошибки при авторизации Неверная раскладка клавиатуры Включен режим Caps Lock Наличие пробелов Ошибки при вводе схожих символов

наверх

2.5. Восстановление пароля

Если Вы забыли свой пароль, то восстановить его можно пройдя по ссылке "Забыли пароль?" в верхней части экрана. Укажите адрес Вашей электронной почты:


и Вам будет отправлено письмо с подтверждением о восстановлении пароля. Далее следуйте инстрекциям в письме.

наверх

После авторизации пользователь попадает на главную страницу системы – здесь содержится информация о пользователе, архив совершенных пользователем броней, а также форма поиска и создания заказа.

Моё меню: 1. Отели. В этом разделе Вы можете найти и забронировать отель по всему миру. 2. Сервисы. В этом разделе Вы можете найти и забронировать транфер, а также взять воспользоваться услугой аренды автомобиля. 3. Визы. В этом разделе Вы можете ознакомиться с условиями и правиламипредоставления визовой поддержки. 4. Заявка на группу. Оформление заявки на группу. 5. Агентствам. Информационный блок для агентств. 6. Отелям. Информационный блок для отелей. 7. Мой кабинет. Здесь можно редактировать свои данные (фамилия и имя), менять пароль, используемый для входа в систему, выставлять наценку самим себе. 8. Добавить заказ. Создание нового заказа. 9. Поиск Ваших заказов и заказов Ваших агентов (для агентств). 10. Управление субагентами. Здесь можно добавлять своих субагентов. 11. Мой профиль. Здесь можно редактировать свои данные (фамилия и имя). 12. Мои новости. Здесь можно просмотреть рассылки о новых возможностях и сервисах, а также об изменениях в работе системы. 13. Информация. Информационный и справочный блок.

наверх

3.1.Поиск отелей

Для того, чтобы найти нужный отель не обязательно регистрироваться и вводить логин и пароль. Все это необходимо для совершения бронирования. Сейчас мы рассмотрим процесс поиска отеля за рубежом с дальнейшим бронированием.

На главной странице сайта специально для осуществления простого поиска есть форма Быстрого поиска отелей:



Вам достаточно заполнить наименьшее количество полей для инициализации поиска: выбрать страну, город, указать период проживание, тип номера и требуемое колличество номеров в отеле. И в результатах поиска Вы получите полный список предложений по заданным парамертрам.

Если вам нужен расширенный поиск отелей, воспользуйтесь ссылкой "Отели" на главной странице (см. рис. ниже):

наверх

Есть три способа поиска нужного отеля. 1-ый способ. Поиск отелей по основному городу

С помощью выпадающего списка можно выбрать один из крупных городов (см. рис. ниже). Данные в остальных географических полях (страна, город) подгружаются автоматически.

наверх

2-ой способ. Поиск по другому городу

Поиск нужного города по первым буквам. В данном поле, набрав название города вручную, вы получите список городов по набранным вами символам, из которого сможете выбрать нужный. (см. рис. ниже)
Данные в остальных географических полях (страна, город) подгружаются автоматически.

наверх

3-ий способ. Поиск по стране

Для этого сначала необходимо выбрать страну, в поле Город выйдет первый по алфавиту город выбранной страны. Далее из предложенного списка городов вы выбираете нужный (см. рис. ниже):


Примечание: важно учитывать, что отели, расположенные в аэропорту, необходимо выбирать из списка городов с указанием названия аэропорта. Например, Amsterdam Schiphol Apt (см. рис. ниже).

наверх

3.1.1.Другие параметры поиска

Поиск по местоположению отеля

Вы можете ограничить поиск отеля по его местоположению, выбрав из списка нужный критерий (см. рис. ниже).

Основной список местоположения отеля: - «Airport» (район аэропорта) - «Central» (центр города) - «Countryside» (сельская местность) - «Mountainside» (в горах)) - «Near Centre» (рядом с центром) - «Port» (район порта) - «Station» (район железнодорожной станции) - «Suburbs» (пригород) - «Waterfront/beach» (береговая линия)

Если выбранный вами город достаточно большой и делится на районы, вы можете выбрать конкретный район города. Например, один из округов города Парижа.
Если месторасположение отеля не играет роли, то из списка выбирается вариант «Все» (см. рис. ниже).



Примечание: варианты месторасположения даны на иностранном языке.

наверх

Поиск по названию отеля

В данное поле можно ввести несколько букв названия искомого отеля (не обязательно первых). Например, нужен Amstel Inter-continental 5*(см. рис. ниже)

наверх

Поиск по категории отеля

В данном поле отмечаются желаемые категория отеля, которые Вы хотите получить в результатах поиска – можно выбрать «1*», «2*», «3*», «4*» или «5*» (см. рис. ниже).

наверх

Поиск по дате заезда и продолжительности тура

«Дата заезда» В данном поле с помощью выпадающего календаря следует указать дату, с которой начнется пребывание туриста в отеле.
«Ночи» В этом поле указывается количество ночей, которое турист проведет в отеле.
«Дата выезда» В этом поле автоматически указывается дата выезда туриста из отеля.

Чтобы указать дату заезда - просто нажмите на календарь или поставьте курсор в поле. Далее выберите нужную дату. Продолжительность проживания можно задать указав количество ночей или задав дату выезда. (см. рис. ниже)

наверх

Поиск отеля с визовой поддержкой

Если в рамках формирования тура требуется заказать услугу визовой поддержки, то в данном поле с помощью выпадающего списка выбирается тот город России (Москва или Санкт-Петербург), в котором будет выдана виза.


Внимание! При формировании комбинированного тура, состоящего из нескольких стран Шенгенского соглашения, прежде чем бронировать, необходимо получить консультацию специалиста компании Hotelbookl, особенно для тех Посольств, где требуется предоставление одного приглашения на весь срок пребывания.
Выбор города в поле «Визовая поддержка» не означает, что вы заказали эту услугу. В данном случае система выдаст вам только те отели, под которые визовая поддержка возможна.
Для заказа самой услуги вам необходимо заказать визу, как это делается мы рассмотрем ниже.

наверх

Поиск отеля по наличию мест

Проставив галочку (см. рис. ниже) в данном поле, пользователь ограничивает поиск отеля таким параметром, как наличие мест, то есть в результате поиска будет отображена информация только по тем отелям, в которых имеются свободные места в период, ограниченный датами, отмеченными в полях «Дата заезда» и «Дата выезда».

наверх

Поиск отеля по наличию услуг отеля

Если у клиента имеются пожелания относительно наличия в отеле тех или иных услуг, то это можно указать, отметив галочкой в данном поле соответствующий значок. Если ни одна из услуг не была отмечена, то поиск будет производиться по всем имеющимся в базе отелям (см. рис. ниже).

наверх

Поиск отеля по наличию удобств в номере

Если имеются пожелания относительно наличия в номерах отеля тех или иных услуг, то это можно указать, отметив галочкой в данном поле соответствующий значок. Если ни одна из услуг не была отмечена, то поиск будет производиться по всем имеющимся в базе номерам отелей (см. рис. ниже).

наверх

Поиск по типу размещения

С помощью выпадающего списка выбирается тип номера: (1) «DBL» - двухместный номер с одной двуспальной кроватью «DBL-SOLO» - двухместный номер для одноместного размещения «QUAD» - четырехместный номер ( * четыре спальных места) «SNGL» - одноместный номер с одной односпальной кроватью «TRPL» - трехместный номер ( * три спальных места) «TWIN» - двухместный номер с двумя отдельными кроватями «TWIN-SOLO» -двухместный номер для одноместного размещения * не означает наличие трех или четырех отдельных кроватей

«Количество». В данном поле указывается количество номеров выбранного в предыдущем пункте типа, которое необходимо забронировать.(2)


«Доп. место для ребенка». Если необходимо предоставить дополнительное место для ребенка в номере, то в данном поле проставляется галочка, после чего с помощью выпадающего списка указывается возраст ребенка. Доп. кровать в большинстве стран предназначена для ребенка до 12 лет (в некоторых отелях до 18 лет), если он третий в номере. (3)


«Люлек». Если в номере необходимо установить люльку для ребенка до 2-х лет, то с помощью выпадающего списка выбирается количество люлек – 1 или 2. (4)

наверх

3.2. Результаты поиска

После того, как все поля формы поиска отеля заполнены, следует нажать кнопку «Найти». В течение нескольких секунд на мониторе отобразится страница с результатами поиска. Отели выводятся на экран, начиная от минимальной цены.
Выбрав отель, вы можете отправить заявку на его бронирование. Для этого необходимо нажать кнопку «Забронировать», расположенную в на вкладке с отелем, предварительно отметив нужную категорию номера.


1. Кол-во найденных отелей, удовлетворяющих вашему запросу.
2. Результаты поиска можно выводить по 20, 50 или 100 предложений на страницу – для того, чтобы выбрать подходящий вариант, следует использовать подходящую ссылку.
3. Постраничная навигация.
4. Список отелей можно отсортировать по названию отели или по цене.
5. Название отеля. При нажатии на ссылку с названием отеля в новом окне отображаются подробное описание отеля на русском языке и фотогалерея этого отеля, а также карта расположения. Эту информацию можно либо распечатать, либо выслать по электронной почте. Со страници описания отеля можно его забронировать, нажав на соответствующую кнопку.
6. Понравившийся отель можно добавить в список избранных отелей, который вам всегда будет доступен. Список всегда доступен в меню справа.


7. Здесь отображаются параметры вашего запроса. Измените параметры поиска и нажмите кнопку «Применить» для получения новых результатов поиска.
8. Информация о типе питания, предоставляемом в отеле.
9. Категории номеров, которые можно бронировать.
10. Здесь можно видеть поставщика, от которого представлены предложения отелей.
11. Статус наличия мест.
Статус «Online» означает, что на данный момент свободные номера в выбранном отеле имеются и заказать их можно в режиме реального времени (в этом случае вы получаете моментальное подтверждение услуги).
Статус «По запросу» означает, что данную услугу необходимо переподтверждать (обработка запроса в течение 48 часов). В том случае, если запрашиваемый отель подтвердить невозможно, для размещения может быть предложен альтернативный вариант отеля. В этом случае в форме бронирования будет изменено название отеля (оповещение происходит путем изменения цвета заказа, он становится розовым, так что не заметить изменения невозможно).
12. Возможность предоставления услуги визовой помощи в рамках тура. Информация о специальных предложениях отеля и дополнительных условиях бронирования.
13. Цена за период проживания в отеле (валюта соответствует контракту поставщика). Здесь отражена общая стоимость проживания в отеле. При нажатии на ссылку с ценой в новом окне отображается подробное описание цены тура с разбивкой по каждому из дней пребывания туристов в отеле, а также итоговая стоимость заказа. Также указываются условия специального предложения, если оно предоставляется по этому отелю, и стоимость дополнительного места для ребёнка. Данную информацию можно распечатать, используя ссылку «Печать»
14. Если при бронировании номеров в данном отеле действуют специальные предложения или скидки, а также любые дополнительные условия работы с отелями (например, изменения фамилий клиентов в отеле не принимаются), то это будет указано в данном поле.
15. Выданную информацию можно сортировать, задав дополнительные параметры поиска (возможная фильтрация: по категории отеля, по местоположению, по типу питания, по наличию мест, по визовому обслуживанию, по названию отеля, по предложениям поставщика, по минимальной цене). После того, как необходимые параметры фильтрации заданы, нажмите кнопку «Применить».

наверх

3.3. Избранные отели

Если Вам понравились несколько отелей или Вам нужно их запомнить, Вы можете добавив их в список избранных отелей, нажав на зелёный контур звездочки. Если звездочка закрашена, это означает, что отель уже добавлен с Вами в список избранных.
Перейти к списку избранных отелей можно по ссылке



Со страницы избранных отелей можно забронировать отель, для этого нажмите на кнопку забронировать и на следующей странице укажите тип номера и период проживания.

наверх

3.4. Специальные предложения

В системе online-бронирования  Hotelbook на данный момент более 6 000 специальных предложений о действующих акциях от отелей в 186 странах мира!

Причем Вам не надо самим считать размер экономии: при наведении курсора на иконку – система сама напишет сумму.

наверх

3.5. Специальные события

Задав географические параметры поиска, можно посмотреть специальные события. Для этого нажмите на кнопку "Специальные события" в правом верхнем углу (см. рис. ниже).


В нашем случае мы видим события, происходящие в Амстердаме в период с 19 сентября по 30 сентября 2011 года (см. рисунок ниже).

наверх

3.6. Имена пассажиров, ремарки, альтернатива, особые условия отмены

После нажатия ссылки «Забронировать» на экране появится форма добавления брони, с помощью которой можно изменить информацию, уже содержащуюся в ней, или добавить новую информацию (см. рис. ниже). Здесь можно поменять дату заезда, продолжительность пребывания в отеле, написать ремарки (если на какие-либо детали размещения следует обратить особое внимание, то это можно отметить, выбрав из списка нужный вариант комментария, или путем внесения в специальное поле своего собственного комментария), добавить свободную информацию в ваучер, которая будет отображаться в нижней его части.



"Ремарки"

Любые ремарки, отмеченные вами в предложенном списке, повлияют на получение мгновенного подтверждения в случае, если вы выбрали отель со статусом "online".
Любые ремарки, добавленные вами в свободном формате, обрабатываются отделом резервации нашего поставщика и отеля и замедляют процесс подтверждения.
ВНИМАНИЕ: Ремарки в свободной форме пишутся на английском языке.
Если поставщик не работает с ремарками, то для этого заказа они будут недоступны.

"Не предлагать альтернативы"

Если по каким-либо причинам забронировать номер в выбранном отеле на указанный период времени невозможно, то в качестве альтернативы может быть предложен вариант размещения в другом отеле/в другом номере и т.д. По умолчанию в данном поле стоит галочка, обозначающая отказ от альтернативы. Если альтернативный вариант не желателен, то вы оставляете эту галочку.
ВНИМАНИЕ: Отсутствие галочки в поле "Не предлагать альтернативы" обозначает согласие пользователя на подтверждение альтернативного размещения.
По некоторым отелям данное поле может быть не активно. Это означает, что функция здесь не применима.

"Референс (Ваше имя)"

В это поле вы должны внести свое имя - имя менеджера оформляющего заказ, а не название агентства или другую Вашу внутреннюю информацию. Поле является обязательным для заполнения.

"Особые условия отмены"

При нажатии на "забронировать", в правом верхнем углу страницы отображается описание штрафных санкций, которые может повлечь за собой отказ от бронирования на разных сроках. Необходимо обязательно ознакомиться с данными условиями до того, как нажать кнопку "отправить". Следует обратить внимание, что условия штрафных санкций вступают в силу после отправки заказа в работу.
На примере нашего заказа, если он будет аннулирован, штрафы наступают с 17:30 Московского времени 11.09.11.


"Имена пассажиров"

В соответствующие поля вы вводите имена и фамилии всех туристов (латинскими буквами) и дублируете их по-русски в поле ФИО (рус). В поле «Обращение» выбираете нужное.

Если происходит добавление еще одного отеля в заказ, то имена туристов вносить заново не обязательно. Достаточно выбрать их из выпадающих списков(см. рис. ниже)


Также здесь можно добавить нового туриста выбрав, соответственно, пункт "Новый клиент".

Далее нажимаем кнопку

, которая находится в нижней части экрана.

Теперь вам предлагается выбрать форму оплаты.


Нажав на кнопку «Продолжить», вы перейдете на следующую страницу, с которой можете отправить заказ в работу. Но прежде чем сделать это, вы должны подтвердить, что ознакомились с условиями аннуляции, изменений и штрафными санкциями. Для этого вы ставите галочку в окошке. Теперь заказ можно отправлять.



Если вы не хотите отправлять заказ в работу немедленно, можете воспользоваться кнопкой «Отправить позже». Перед вами появится сформированный заказ. Если все в нем оформлено правильно, в графе «Готов» будет стоять «Да». Вы сможете вернуться к этому заказу позже и отправить его в работу.
Если вы что-то не доделали или сделали неверно, в графе «Готов» будет стоять «Нет» и это поле будет выделено красным цветом. В таком случае вам необходимо дооформить заказ. Только после этого он будет готов к отправке.


* Референция агента (ФИО менеджера) обязательно для заполнения.

наверх

При желании информацию о заказе можно распечатать


Чтобы распечатать заказ нажмите на кнопку "Печать"

наверх

3.7. Процесс изменения заказа

Для того чтобы изменить заказ, необходимо нажать на ссылку "Редактировать" (см. рис. ниже)


После этого вы попадаете на страницу редактирования заказа (см. рис. ниже)
Здесь вы можете совершать следующие действия: менять дату заезда, продолжительность пребывания туриста в отеле, тип номера, удалять/добавлять комнаты, менять клиентов, добавлять/удалять ремарки, менять информацию для ваучера.
Для некоторых отелей функции по изменениям ограничены. В этом случае вам необходимо связаться с менеджером, который курирует ваше агентство.


Чтобы сохранить все изменения нажмите на кнопку "Сохранить". Не забудьте измененный заказ отправить в работу.

наверх

3.8. Процесс аннуляции заказа

Для того чтобы аннулировать заказ, необходимо нажать на ссылку "Аннулировать" (см. рис. ниже)


Система попросит вас подтвердить свое намерение аннулировать элемент заказа:


Затем заказ с запросом на аннуляцию необходимо отправить в работу.
Если по вашему заказу уже действуют штрафные санкции, система предупредит вас об этом:


Заказ считается аннулированным только тогда, когда его статус «Аннулирован».

Если аннуляция произведена со штрафом, суммарный штраф по элементу заказа будет показан при просмотре информации по заказу - в таблице элементов брони под ценой эта сумма будет выделена красным цветом.

наверх

3.9. Печать ваучера

Для того чтобы распечатать ваучер, необходимо нажать на кнопку "Печать ваучеров", находящуюся в правом верхнем углу экрана.


Ваучеры можно послать по электронной почте. В этом случае надо выбрать там же кнопку «Послать ваучеры».


Если ваш заказ содержит в себе несколько отелей, то для каждого из них по отдельности также можно распечатать ваучер

наверх

3.10. Переписка по заказу

Если Вам нужно написать сообщение курирующему менеджеру компании Hotelbook, то это можно сделать на странице переписки, для этого перейдите на неё по кнопке на странице заказа.


Если в заказе уже ведётся переписка между пользователем и менеджером компании Hotelbook, то о новом сообщении известит мигающая иконка в правом верхнем углу страницы:


Перейти в окно переписки по заказу можно по иконке :

наверх

3A.1. Как заказать визу/приглашение

Для того, чтобы заказать оформление визы, необходимо нажать кнопку "Виза" (см. рис. ниже)



Далее выбираем имена туристов, которым нужна визовая поддержка - 1 . Выбираем страну - 2 , офис оформления визы - 3 и из выпадающего списка выбираем "Новая виза" - 4. (см. рис. ниже)

Внизу вы всегда сможете увидеть подсказки по странам (условяи оформления виз) - 6

Как только вы выбрали "Новая виза", появится блок внизу - 1 (см. рис. ниже)


Далее мы выбираем второго туриста. И заполняем все его данные идентично предыдущему туристу. Но здесь выбираем "Виза#1", т.е. эти двое туристов летят вместе. И второй блок внизу появиться у нас не должен. (см. рис ниже)


Заполняем все необходимые данные (блок отмечен "галочкой", см. рис. ниже)


Когда мы все заполнили, нажимаем "Сохранить" или "Заказать". В первом случае наши данные туристов просто сохранятся и мы сможем продолжить оформление позже. Во втором же случае данные также сохранятся и мы продолжим оформление.


Далее мы попадаем на промежуточную страницу. Нажимаем "Применить". Обратите внимание на то, что приглашение формируется автоматически. (см. рис. ниже)


Итак, у нас сформировались порция "Виза". Теперь наши менеджеры оповещены о том, что необходимо осуществить визовую поддержку. Внимание! Все изменения в заявку на визу вы можете делать только пока заказ в статусе "Сформирован". В остальных случаях (например, когда происходит оформление документов или документы в посольстве) все изменения можно внести через менеджера нашей компании. Вы можете написать, либо позвонить.


Если вы увидите в порции дополнительную стоимость, наведите курсором мыши на эту стоимость и вы увидите причину, по которой ее выставили. (см. рис. ниже)


Оформление приглашений осуществляется аналогичным алгоритмом.

наверх

3A.2. Как редактировать/удалять визу/приглашение

Напомним, что редактировать/удалять порцию "Визы" можно лишь в статусе "Сформирован", т.е. тогда, когда еще порция не взята в работу нашими менеджерами. Для того, чтобы начать редактировать/аннулировать порцию, нажмите "Редактировать". (см. рис. ниже)

Далее мы попадаем на страницу с заполненными данными, где можем редактировать и дополнять данные. В том числе и новые порции визовой поддержки. После всех действий просто нажимаем либо "Сохранить"(если мы хотим позже вернуться к оформлению и отправки порции), либо "Заказать" для того, чтобы обновить или добавить данные.
Для того, чтобы удалить порцию нажимаем на "удалить". (см. рис. ниже)


Вы увидите действие "Удаление".

При удалении система ещё раз спросит о подтверждении действия удаления визы:


(напомним, если мы формируем новую порцию, то действие будет "Добавление", если редактируем, то "Изменение" )
Далее нажимаем "Применить":


Порция "Виза" удалится. Приглашение удалится автоматически.

Редактирование и обновление порций "Приглашения" осуществляется аналогичным алгоритмом.

наверх

4.1. Поиск трансферов

Система Hotelbook предоставляет возможность бронирования как размещения в отеле, так и бронирования услуги трансфера.

Кнопка заказа трансфера расположена на странице заказа под списком «Клиенты». Для того, чтобы заказать данную услугу, следует нажать на кнопку «Трансфер» или перейти на страницу инициализации поиска через раздел меню «Сервисы» - «Трансферы».


«Откуда».
Из списка «Основной город» выбирается город, в котором необходимо предоставить трансфер (см. рис ниже).

Примечание: Выбирается именно город, а не город-аэропорт (например: Amsterdam, а не Amsterdam Schiphol Apt)

Второй способ: С помощью выпадающего списка в поле «Страна» выбирается страна, на территории которой необходимо предоставить трансфер, в поле «Город» - город. В поле «Место» выбирается подходящий вариант места отправления – «Аэропорт», «Ж/д станция», «Порт», «Размещение» или «Другое». После выбора места отправления - в том случае, если это аэропорт или ж/д станция – в поле, расположенном справа от поля «Место» с помощью выпадающего списка следует выбрать название аэропорта или вокзала.

«Куда».
Поля «Страна» и «Город» заполняются автоматически после внесения данных в аналогичные поля формы «Откуда». В поле «Место» с помощью выпадающего списка выбирается конечный пункт трансфера – «Аэропорт», «Ж/д станция», «Порт», «Размещение» или «Другое».

«Дата» С помощью выпадающего календаря в данном поле выбирается дата, на которую необходимо забронировать трансфер «Количество пассажиров» В данном поле указывается количество пассажиров, для которых необходимо заказать трансфер «Язык»Это язык, на котором будет происходить общение с водителем. В данном поле по умолчанию стоит «Местный». С помощью выпадающего списка вы можете выбрать желательный язык, но вероятность подтверждения такой услуги значительно уменьшается. «Ассистент» Если вам нужен ассистент, то отметьте галкой эту опцию и выберите язык, желательный для общения с ассистентом.

После того, как все поля формы поиска трансфера были заполнены, следует нажать кнопку «Искать», после чего на экране отобразится страница с результатами поиска.

наверх

4.2. Результаты поиска

Таблица с результатами поиска трансфера содержит следующую информацию:

- «Описание»: описание трансфера с указанием места отправления и места прибытия.  - «Посадка»: указание места отправления и его названия.  - «Высадка»: указание конечного пункта трансфера.  - «Язык»: язык, на котором будет происходить общение с водителем..  - «Места»: количество имеющихся пассажирских и багажных мест.  - «Время трансфера»: время, которое занимает трансфер от места отправления к месту назначения.  - «Наличие мест»: возможность забронировать данный трансфер в режиме «онлайн» («Online») или возможность бронирования только после получения подтверждения о его наличии («По запросу»).  - «Стоимость»: стоимость данного трансфера.

С помощью ссылок, расположенных в правом верхнем углу страницы, можно выбрать предпочтительный вариант вывода результатов поиска – 20, 50 или 100 предложений на странице.

Для заказа выбранного трансфера нажмите на кнопку

наверх

4.3. Сортировка результатов

«Дополнительные параметры поиска» - с помощью этого сервиса можно изменить информацию о трансфере, внесенную ранее, после чего нажать ссылку «Применить»: измененные данные будут сохранены и поиск будет производиться по заново заданным параметрам.

наверх

4.4. Бронирование трансфера

Выбрав трансфер, вы можете отправить заявку на его бронирование. Для этого необходимо нажать ссылку «Забронировать», расположенную в крайней правой колонке на одной строке с выбранным трансфером.


Если конечным пунктом трансфера является не отель, то нужно указать точный адрес места назначения.


В поле "Информация для ваучера" можно добавить любую нужную информацию, которая должна быть отображена в нем, например, номер телефона для экстренной связи.
После того, как мы все указали, нажимаем "Добавить"
После подтверждения изменений вам предлагается выбрать форму оплаты.


Затем, как и при бронировании отеля, система попросит вас подтвердить, что вы ознакомились с условиями аннуляции, изменений и штрафными санкциями. Для этого вы ставите галочку в окошке. Теперь заказ можно отправлять.


Если вы не хотите отправлять заказ в работу немедленно, можете воспользоваться кнопкой «Отправить позже». Перед вами появится сформированный заказ. Если все в нем оформлено правильно, в графе «Готов» будет стоять «Да». Вы сможете вернуться к этому заказу позже и отправить его в работу.

наверх

4.5.Процесс изменения заказа

Для того чтобы изменить заказ, необходимо нажать на ссылку "Редактировать" (см. рис. ниже)


После этого вы попадаете на страницу редактирования заказа (см. рис. ниже)

наверх

4.6. Процесс аннуляции заказа

Для того чтобы аннулировать заказ, необходимо нажать на ссылку "аннулировать" (см. рис. ниже)


Система попросит вас подтвердить, что вы действительно хотите аннулировать элемент заказа. Затем заказ с запросом на аннуляцию необходимо отправить в работу. Если по вашему заказу уже действуют штрафные санкции, система предупредит вас об этом.

Заказ считается аннулированным только тогда, когда его статус «Аннулирован».

Если аннуляция произведена со штрафом, суммарный штраф по элементу заказа будет показан при просмотре информации по заказу - в таблице элементов брони под ценой эта сумма будет выделена красным цветом.

наверх

4.7. Печать ваучера

Для того чтобы распечатать ваучер, необходимо нажать на кнопку "Печать ваучеров", находящуюся в правом верхнем углу экрана.


Ваучеры можно послать по электронной почте. В этом случае надо выбрать там же кнопку «Послать ваучеры».


Если ваш заказ содержит в себе несколько трансферов, то для каждого из них по отдельности также можно распечатать ваучер

наверх

5.1. Поиск заказов

Искать заказы можно по следующим параметрам:

Номер брони Hotelbook - номер брони Hotelbook
Номер брони Поставщика - номер брони Поставщика
Вебклиент - если у вас подключен вебклиент, то вы сможете также отслеживать, редактировать и аннулировать брони, созданные через вебклиент.
Субагент - если у вас подключены субагенты, то вы сможете также отслеживать, редактировать и аннулировать их брони.
Дата создания заказа
Дата начала поездки
Страна
Город
Статус (Новый, Ожидает отправки, В обработке, Ожидает подтверждения, Подтверждён, Аннулирован, Не принят)
Дата заезда - дата дата оказания услуги
Дата штрафа - дата наступления штрафов по заказу
Требующие внимание (заказы, на которые стоит обратить внимание, например, предложена альтернатива)
Пустые заказы - заказы, номер которым присвоен, но по каким-то причинам не были сформированы до конца. Эти заказы можно использовать для новых броней.
"Показать всё" - вывести все заказы
Также можно осуществлять поиск заказов с трансфером, с арендой авто, с визой или запрошенным приглашением, требующие внимания


После того, как мы задали параметры поиска, нажимаем на кнопку "Искать"


Нажав на название столбца, можно отсортировать данные, например, чтобы отсортировать по статусу, достаточно просто нажать на "Статус" (см. рис. выше)
Сортировать можно по следующим полям: ID, Пользователь, Референс, Дата заезда, Ф.И.О., Статус, Ремарки, Дата создания.
Зеленая ячейка в столбце с номером заказа Hotelbook (ID) означает, что заказ с датой заезда еще не прошедшей. Иначе было бы так:


Заказ розового цвета означает, что произошли изменения, требующие внимания менеджера (например, предложили альтернативный вариант отеля):


Если в столбце "Ремарки" стоит значок , это означает, что здесь присутствуют ремарки:


Для того, чтобы зайти в заказ, просто нажмите на кнопку блокнотик справа (см. рис. выше)

5.2. Избранные заказы

Чтобы пометить заказ как избранный, нужно поставить звёздочку на странице заказа:

или в списке заказов:


Чтобы просмотреть избранные заказы Вы можете с любой старницы системы перейти по ссылке

6.1. Подключение субагентов

Для того, чтобы подключить суб-агента, воспользуйтесь ссылкой "Управление субагентами" в личном меню. Оно находится слева.(см. рис. ниже)


Даллее нажмите на "Доб."(добавить субагента) (см. рис. ниже)


Введите все необходимые данные: имя, логин, пароль и наценку. Потом нажмите на кнопку "Добавить" (см. рис. ниже)


Выдайте логин и пароль своему субагенту.
! Вы можете подключать не ограниченное количество субагентов

Чтобы редактировать аккаунт и наценку субагента, нажмите в соответствующей строке "Ред."(редактировать) (см. рис. выше)
Если вам не нужно ничего сохранять, просто нажмите "Вернуться" (см. рис. ниже)


Чтобы удалить субагента, просто отметьте галку в столбце "Удалить" и нажмите кнопку "Сохранить"(см. рис. ниже)